Digitale Übermittlung von Honorarnoten

WAH-online

Im Rahmen des Vereinbarungsumsetzungsgesetzes (VUG), hat der Gesetzgeber auch wesentliche Änderungen im Bereich der Wahlärzt*innen beschlossen. Dies betrifft zum einen die digitale Übermittlung von Honorarnoten an die Sozialversicherung (über ein Tool namens "WAH-online"; "WAH" als Abkürzung für Wahlarzthilfe), aber auch die Verpflichtung zur Verwendung der e-Card bzw. e-Card Infrastruktur sowie die Speicherung und Erhebung von Gesundheitsdaten in ELGA (die beiden letzten Punkte treten mit 1.1.2026 in Kraft).

Im Folgenden sollen wichtige Fragen zur Übermittlung der Honorarnoten bzw. WAH-online geklärt werden.

Die Verpflichtung dazu gilt seit 1.7.2024 (mögliche Ausnahmen siehe unten).



Rechtliches


Die Verpflichtung zur digitalen Übermittlung der Honorarnoten ist in § 32b ASVG geregelt. Durch die Verpflichtung wird das Grundrecht auf Erwerbsausübungsfreiheit eingeschränkt bzw. es wird eine Berufsausübungsschranke geschaffen. Die Erwerbsfreiheit ist aber kein absolut geschütztes Grundrecht, Eingriffe sind zulässig wobei sie rechtfertigungsbedürftig und einer Verhältnismäßigkeitsprüfung zu unterziehen sind. Der Gesetzgeber führt in den Erläuterungen zur Regierungsvorlage (Seite 9 bzw. 15 im verlinkten Dokument) folgende Rechtfertigungen für diese Maßnahme an:

  • PatientInnen haben das Recht auf eingene Befunde bzw. eine Übersicht über die Medikation (hier ist v.a. die Maßnahme zur Verpflichtung zu e-Card und ELGA gemeint)
  • andere ÄrztInnen benötigen Informationen zur Weiterbehandlung
  • Vermeidung von Mehrfachuntersuchungen und Verbesserung von Entscheidungsgrundlagen
  • Entlastung des Gesundheitswesens und Steigerung der Qualität

Zugleich muss aber die Belastung der Wahlärzt*innen durch diese Maßnahmen in organisatorischer und finanzieller Hinsicht verhältnismäßig zum Nutzen sein. Um diese Verhältnismäßigkeit der Relation zwischen der Schwere des Eingriffs und dem daraus gewonnenen Nutzen zu gewährleisten, sollen in berücksichtigungswürdigen Fällen daher Ausnahmen von einer Verpflichtung ermöglicht werden. In der Regierungsvorlage werden diese Ausnahmen wie folgt beschrieben:

  • Abzuwägen ist bei der Beurteilung der Verhältnismäßigkeit der Kostenaufwand für die Teilnahme bzw. Nutzung
  • Insgesamt hat der damit zusammenhänge Mehraufwand in Relation mit den Einnahmen und zeitlichem Umfang der Wahlärztinnentätigkeit/ Wahlarzttätigkeit zu stehen
  • Ausgenommen wäre z.B. auch eine Spezialversorgung, die grundsätzlich keine sozialversicherungsrechtlich erstattungsfähige Leistung darstellt

Ausnahmen


Ausgenommen von der Übermittlung sind nur jene Ärztinnen und Ärzte sowie ärztliche Gruppenpraxen, denen dies nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich ist. Dies ist wenig konkret und wird auch durch die zuvor beschriebenen Erläuterungen zur Regierungsvorlage nicht wesentlich verbessert.

In Gesprächen mit dem Bundesministerium für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz und der Sozialversicherung wurde definiert, dass bei einer Behandlung von 300 verschiedenen Patient*innen pro Jahr eine solche Zumutbarkeit angenommen werden kann. Für bereits praktizierende Wahlärzt*innen sind hierfür die Daten des Jahres 2023 maßgeblich. Jene Wahlärzt*innen, die die Patientenanzahl im Jahr 2023 nicht erreicht haben, sowie neue Wahlärztinnen und Wahlärzte trifft die Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung, sofern absehbar ist, dass die Anzahl von 300 Patient*innen pro Jahr erreicht wird.

Das Gesetz selbst sieht keine Sanktionen vor, sollte dieser Verpflichtung nicht nachgekommen werden. Mit der Sozialversicherung wurde aber ein gemeinsames Monitoring ab 1.7.2024 vereinbart, hier ist auch die Ärztekammer für Salzburg eingebunden. Sollten Wahlärzt*innen die Grenze von 300 Patient*innen überschreiten aber keine Honorarnoten digital übermitteln, erfolgt zuerst eine Kontaktaufnahme über die Ärztekammer.

Sollte Unsicherheit über die Anzahl der behandelten Patient*innen bestehen, kann man sich dazu an die Sozialversicherung wenden (entweder telefonisch oder per Mail an wahonline[at]oegk.at).

ACHTUNG: Die hier beschriebene Ausnahmeregelung wird auch maßgeblich für die verpflichtende Verwendung der e-Card-Infrastruktur bzw. für das Erheben und Speichern von Daten in ELGA sein. Diese Verpflichtung tritt mit 1.1.2026 in Kraft.

Software & Technik


Um Honorarnoten digital an die Sozialversicherung zu übermitteln, ist in der Regel eine Arztsoftware nötig. Honorarnoten müssen in einen bestimmten Datensatzaufbau übersetzt werden, um übertragen werden zu können. Arztsoftwarehersteller bieten dazu die Zusatzfunktion WAH-online an. WAH-online ist keine Abrechnungsmöglichkeit für Wahlbehandler. Daher dürfen ausschließlich bezahlte Rechnungen via WAH-online an den jeweils zuständigen Krankenversicherungsträger gesendet werden. Die Übermittlung einer noch offenen Honorarnote, um dem Patienten z. B. eine Vorfinanzierung zu ersparen, ist unzulässig. Je nachdem, welche Zahlungsmethoden angeboten werden, kann die Rechnung vor der Nutzung von WAH-online bar, per Erlagschein, per EC-Karte, Kreditkarte oder mit Mobile Payment-Lösungen bezahlt werden.

Wurden die Honorarnoten von einer Software in eine maschinenlesbare Form gebracht, müssen diese Datensätze auch noch übermittelt werden. Dazu stehen grundsätzlich zwei Wege zur Verfügung:

  • ELDA - Das Elektronische Datensammelsystem der österreichischen Sozialversicherungsträger
    • zur Nutzung ist eine einmalige Registrierung erforderlich
    • Voraussetzung ist ein Internnetzugang und die ID-Austria
    • Für die Registrierung ist eine Vertragspartnernummer erforderlich. Diese muss im Vorfeld beim Krankversicherungsträger erfragt werden, sofern nicht bekannt. Gerne kann man sich dazu auch an die Ärztekammer für Salzburg wenden.
  • Befundübermittlungssysteme
    • z.B. DaMe von A1
    • Diese Produkte sind im Gegensatz zu ELDA kostenpflichtig, können aber natürlich auch für andere Zwecke verwendet werden.

Zur Vollständigkeit sei erwähnt, dass für technikaffine Personen die Erstellung eines WAH-online-konformen Datensatzes auch ohne Arztsoftware möglich sein kann. Ein entsprechender Beispieldatensatz und die Organisationsbeschreibung für WAH-online findet sich unter "Links & Downloads" am Ende der Seite.

FAQ - Fragen und Antworten


1. Ab wann gilt die Verpflichtung zur Übermittlung von Honorarnoten?
Im Dezember 2023 wurde die neue Gesundheitsreform beschlossen, um u. a. die Effizienz und Qualität der Gesundheitsversorgung zu verbessern. Ab 1. Juli 2024 haben freiberuflich tätige Ärzt*innen sowie ärztliche Gruppenpraxen, für deren Leistungen Kostenerstattungen, Kostenersätze oder Kostenzuschüsse gewährt werden sollen, dem Krankenversicherungsträger die von den Patient*innen nachweislich bezahlten Honorarnoten nach deren Zustimmung mit einem einheitlichen Datensatz in elektronischer Form zu übermitteln. Diese Maßnahme ist Teil der Initiative zum Ausbau digitaler Angebote.

2. Müssen Patient*innen einer Übermittlung über WAH-online zustimmen?
Ja, dies ist zwingende Voraussetzung.
Die Zustimmung muss nur einmal erteilt werden und ist bis auf Widerruf gültig, dies muss entsprechend dokumentiert werden. In Gesprächen mit dem Ministerium wurde eine Dokumentation in der Software bzw. Kartei als ausreichend gesehen. Natürlich können auch entsprechende Forumulare aufgelegt werden, wo auch andere Daten, die für WAH-online notwendig sind, mitabgefragt werden.

3. Gibt es Ausnahmen von der Übermittlungspflicht?
Von der elektronischen Übermittlungspflicht sind gemäß § 32b Abs 2 letzter Satz ASVG Wahlärzt*innen ausgenommen, denen dies nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich ist. Die Verpflichtung trifft alle Wahlärzt:innen, die mehr als 300 verschiedene Patient*innen pro Jahr behandeln. Es gibt keine Altersgrenze für die Nutzung von WAHonline.

4. Gibt es Förderungen für die Nutzung von WAH-online?
Es gibt keine Förderung/Anschubfinanzierung für die Nutzung von WAHonline.

5. Welche Krankenversicherungsträger unterstützen WAH-online?
Ab 01.07.2024 sind alle Krankenversicherungsträger (ÖGK, SVS, BVAEB) an das System angeschlossen. Die KFA wird zu einem späteren Zeitpunkt am System teilnehmen.

6. Wann muss die Honorarnote digital übermittelt werden?
Dazu gibt es keine gesetzliche Vorgabe. Es braucht die Zustimmung der Patient*innen und eine Übermittlung ist erst nach vollständiger Bezahlung der Honorarnote erlaubt. Im Interesse der Patient*innen wäre eine rasche Übermittlung nach Bezahlung, verpflichtend ist das nicht.

7. Können Patient*innen auch selbst ihre Honrarnote einreichen?
Ja, alle Formen der Einreichung sind weiterhin möglich. Wahlärzt*innen, die nicht unter die Ausnahme fallen, müssen aber digital über WAH-online übermitteln (nicht etwa z.B. per Post oder durch Übermittlung eines pdf)

8. Ist die Verwendung der e-Card-Infrastruktur Voraussetzung für die Nutzung von WAH-online?
Nein, dies ist keine Voraussetzung. Zu beachten ist aber die verpflichtende Verwendung der e-Card-Infrastruktur ab 1.1.2026, sofern man nicht unter die bereits erwähnte Ausnahmeregelung fällt. Sollten Anschaffungen wegen WAH-online getätigt werden, ist es ratsam, die Verpflichtung zu e-Card/ELGA mitzuberücksichtigen.

9. Wie hoch sind die Kosten für die Nutzung von WAH-online?
Dies ist v.a. vom Hersteller der Arztsoftware abhängig. In Gesprächen hat sich gezeigt, dass hier die Preisunterschiede unter den Anbietern hoch sind (einmalige Anschaffungskosten und monatliche Wartungsgebühren). Für die Nutzung von ELDA fallen keine Kosten an, sehr wohl aber für die Übermittlung per Befundübermittlungssystem.

10. Ist die Bankverbindung (IBAN) verpflichtend zu übermitteln?
Nein, dies ist kein Pflichtfeld.

11. Gibt es Alternativen zur Übermittlung über WAH-online (z.B. Formular mittels direkter Datenerfassung)?
Um WAH-online nutzen zu können, ist es grundsätzlich nötig, dass die Arztsoftware mit einem zusätzlichen Modul auf eigene Kosten an ELDA angebunden ist. Das entsprechende Datensatzschema für dieses Modul und die Schnittstelle zu ELDA wird kostenlos zur Verfügung gestellt. WAH-online kann aber auch mit A1 DaMe (Datennetz der Medizin / Befundaustausch-System) genützt werden. Bei entsprechenden Kenntnissen könnte der Datensatz auch selbst erstellt werden, eine "Browser-Lösung" oder eine andere Form der manuellen Dateneingabe existiert nicht.

12. Benötige ich in einer Praxisgemeinschaft für jeden teilnehmenden Arzt/teilnehmende Ärztin einen ELDA Zugang?
Ein Zugang reicht aus. Es ist jedoch darauf zu achten, dass die Vertragspartnernummer und das Fachgebiet richtig zugeordnet wird.

13. Müssen die Positionsnummern der Kassen verwendet werden?
Die Honorargestaltung ist grundsätzlich nicht betroffen. Die Verwendung der richtigen Positionsnummern wird aber zu einer beschleunigten Kostenrückerstattung führen, ist aber nicht verpflichtend. Werden Positionen außerhalb der Honorarordnung verwendet, muss das Feld für die Positionsnummer mit der Dummynummer 000000000000 (12 x 0) belegt werden. In diesem Fall muss für eine Bearbeitung auch der Positionstext belegt werden.

14. Müssen alle Honorarnoten für sämtliche Leistungen übermittelt werden?
Das Gesetz definiert die Verpflichtung für Kostenerstattungen, Kostenersätze und Kostenzuschüsse (gem. den Satzungen der Krankenversicherungsträger). Ausgenommen wären nur jene Leistungen, die sozialversicherungsrechtlich nicht erstattbar sind.

15. Sind "Privatärzt*innen" von der Verpflichtung ausgenommen?
Nein, das Gesetz definiert die Verpflichtung für "Freiberuflich tätige Ärztinnen und Ärzte". Eine Unterscheidung in wahlärztliche und privatärztliche Leistungen ist möglich (zweiteres im Sinne von sozialversicherungsrechtlich nicht erstattbare Leistungen). Ob man wahlärztlich oder privatärztlich tätig ist, liegt nicht daran, wie man seine Tätigkeit definiert. Letzlich hängt es vom Leistungsanspruch der Patient*innen ab und davon ob eine Kostenerstattung bzw. ein Kostenzuschuss für eine Leistung von der Sozialversicherung erbracht wird.